La factura electrónica ha dejado de ser una opción para convertirse en una realidad obligatoria para muchos autónomos y empresas. Más allá de ser un simple archivo PDF, se trata de un formato estructurado con validez legal que agiliza la gestión, reduce costes y mejora el control de tu negocio.
Sin embargo, su implementación sigue generando dudas: ¿qué requisitos técnicos y legales debe cumplir?, ¿cómo se adapta a mi tipo de actividad?
Cumplir correctamente es crucial, al igual que sucede con Verifactu y la verificación de facturas. Una factura electrónica mal configurada carece de validez ante Hacienda y puede suponer un rechazo por parte de tu cliente.
Por eso, en este artículo te explicamos de forma clara y práctica sus ventajas reales, los campos obligatorios que debe incluir según tu caso y los pasos esenciales para implementarla con garantías, aprovechando el nuevo plazo hasta octubre de 2027.
Prepárate para la factura electrónica.
Pronto, todos los negocios deberán emitir facturas electrónicas.
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico. Se trata de un documento oficial generado por medios informáticos y sirve como prueba de un intercambio de bienes o prestación de servicios.
Podemos diferenciar entre dos tipos de facturas electrónicas:
- Factura electrónica no estructurada: no está generada en un formato de datos unificado y, por este motivo, no puede ser procesada por los sistemas automáticos de forma automática, por lo que requiere un procesamiento manual o mediante software OCR. Habitualmente se trata de documentos físicos escaneados en PDF.
- Factura electrónica estructurada: por el contrario, se genera y transmite en un formato de datos estandarizado, como XML, gracias a lo que puede procesarse de forma automática por los sistemas informáticos. Cuenta con una estructura de datos predefinida que facilita que se automatice la generación, recepción, contabilización y validación de la misma.
El uso de facturas electrónicas estructuradas ya es obligatorio en las operaciones que se realicen con la Administración y su uso se extenderá a partir de 2027 de forma progresiva a todos los sectores y actores económicos, según lo dispuesto por la Ley Crea y Crece.